NRC Group vastaa valtaosasta Suomen rautatiemateriaalien palveluista. Uusi asiakasportaali selkeyttää materiaalien tilausta ja hallintaa.
Vuodenvaihteessa NRC Groupilla alkoi uusi viisivuotinen sopimuskausi Väyläviraston materiaalipalvelujen tuottajana. Sopimukseen liittyen NRC Groupilla on uudistettu rautatiemateriaalien hankintaan liittyviä prosesseja. Keskeinen muutos on uusi asiakasportaali, jonka kautta tilaukset ja kotiinkutsut nykyään tehdään.
”Aiemmin tilaukset tulivat excel-muodossa sähköpostiin. Uudessa portaalissa tilaukset voi tehdä suoraan järjestelmään”, kertoo NRC Groupin materiaalipäällikkö Jooel Leskinen.
Asiakasportaalia käyttävät NRC Groupin ja Väyläviraston henkilökunnan lisäksi rakennuttamisen konsultit ja urakoitsijat sekä kunnossapidon isännöitsijät ja urakoitsijat. Kaikille järjestetään koulutusta uuden järjestelmän käyttöön.
”Toista sataa henkilöä on jo käynyt koulutuksissa, ja lomien jälkeen syksyllä jatketaan. Uutta opittavaa on paljon, ja järjestelmää myös kehitetään jatkuvasti saadun palautteen mukaan”, Leskinen sanoo.
Ajantasaista tietoa tilaajalle
Asiakasportaalia käytetään ensisijaisesti tilauksien tekemiseen. Portaalissa on myös kotiinkutsu-toiminto, eli urakoitsija pystyy tilaamaan urakalle ennalta määritellyt materiaalit suoraan järjestelmästä. Asiakas saa portaalista ajantasaisen tiedon tilattavista materiaaleista.
”Materiaalien nimikelistat ovat siellä aina ajan tasalla. Kun kaikki tiedot ovat kootusti samassa paikassa, listoihin ei jää pyörimään vanhoja nimikkeitä. Asiakasportaali on yhteydessä tuotannonohjausjärjestelmäämme, ja kun teemme sinne muutoksia nimikkeisiin, ne päivittyvät reaaliaikaisesti myös asiakasportaaliin. Näin tilaukset tulee aina tehtyä oikeilla nimikkeillä ja epäselvyyksiltä vältytään. Oikeiden materiaalien valintaa helpotetaan myös valokuvilla, joita on portaalissa lähemmäs 2000”, Leskinen kertoo.
Portaalin kautta pystyy lisäksi hahmottamaan, millä aikataululla materiaaleja on saatavilla. Sieltä näkee, että löytyykö tuotetta varastosta tai onko sille avoimia myynti- ja ostotilauksia. Jos saldo on nollilla, tietää, että tuotteen saamisessa menee kauemmin. Kun tilaus on tehty, sen etenemistä voi seurata portaalissa.
Jatkuvaa kehitystyötä prosessien parantamiseksi
Uusi asiakasportaali otettiin käyttöön toukokuun alkupuolella. Uusissa toimintatavoissa ja järjestelmissä on aina kehitettävää, ja myös portaalin kanssa tehdään jatkuvasti työtä käyttökokemuksen parantamiseksi. Jatkokehityksessä on tällä hetkellä esimerkiksi raporttien ajaminen suoraan järjestelmästä.
”Tämä on suuri uudistus koko liiketoiminnalle ja käyttäjille, jotka tekevät tilauksia. Prosessien suhteen kaikilla on vielä opeteltavaa. Asiakasportaalia tullaan kehittämään edelleen, jotta se saadaan mahdollisimman toimivaksi ja prosessit uomiinsa”, Leskinen sanoo
Nyt on otettu ensimmäisiä askelia, ja tilauksia on tullut muutamia kymmeniä. Miltä uusi asiakasportaali vaikuttaa käyttäjän näkökulmasta?
”Asiakasportaali tuntuu melko suoraviivaiselta, ja sen kautta tilauksen saa lähetettyä aiempaa nopeammin. Vasta käyttöön otetussa järjestelmässä on vielä kehitettävää, mutta sitä on helppo ja nopea käyttää. Asiakasportaalin kautta tilauksien tekemiseen tuntuu olevan matalampi kynnys kuin aiemmin”, sanoo Mikko Karjalainen NRC Groupilta.
”Ensimmäisten tilausten jälkeen käyttäjäkokemus asiakasportaalista on positiivinen. Materiaalitilauksen tekeminen on tehty helpoksi, eikä ylimääräisiä Excel-kaavakkeita enää tarvita. Nimikkeiden varastosaldot ja valokuvat vähentävät turhia sähköpostikyselyitä, minkä myötä tilauksen tekeminen ja tuotteen toimitus on nopeampaa. Uusi järjestelmä vaatii tietysti vielä opettelua sekä kehitystyötä, mutta näiden asioiden toteuduttua näkisin asiakasportaalin helpottavan kaikkien arkea”, kertoo Sami Uitto Destialta.